Belangenconflicten onder het nieuwe WVV
Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) bevat een regeling voor het ontmijnen van belangenconflicten met de bestuurders. De regeling is ruimer dan de oude regeling maar ook wat strenger. Wat zijn de hoofdlijnen?
Conflicten vermijden
Een eerste vaststelling is dat het WVV enkele mogelijke conflictpunten al vooraf onmogelijk maakt. Een opvallende wijziging daarbij is dat in de BV een natuurlijk persoon niet tegelijk bestuurder en vaste vertegenwoordiger binnen één bestuursraad mag zijn. Een vaste vertegenwoordiger heb je als een rechtspersoon, bestuurder is in een andere rechtspersoon. Zo’n rechtspersoon-bestuurder moet zelf uiteraard ook vertegenwoordigd worden door een mens van vlees en bloed. In het verleden gebeurde het wel eens dat die vaste vertegenwoordiger ook al bestuurder was in diezelfde raad van bestuur en zodoende proportioneel meer macht had dan andere bestuurders. Dat kan dus niet meer.
Een vaste vertegenwoordiger kan ook nodig zijn als de raad van bestuur het dagelijks bestuur zelf heeft gedelegeerd. Dagelijks bestuur betreft handelingen en beslissingen die beperkt zijn tot de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap. Ook handelingen die minder belangrijk zijn of juist spoedeisend zijn, mogen door het dagelijks bestuur afgehandeld worden. Als dat dagelijks bestuur wordt gedelegeerd aan een andere rechtspersoon, dan moet deze laatste ook een vaste vertegenwoordiger aanduiden. Dat was voorheen niet het geval.
Conflicten oplossen
De hoofdregel bij belangconflicten onder het WVV is de onthoudingsplicht: als een bestuurder een vermogensrechtelijk belang heeft dat strijdig is met de belangen van de vennootschap, dan moet hij/zij zich onthouden.
Is er een bestuursorgaan met meerdere bestuurders, en slechts 1 bestuurder heeft een belangenconflict, dan moet deze laatste aan de anderen laten weten dat er een conflict is en dan kunnen die andere bestuurders de beslissing nemen. De bestuurder met het belangenconflict mag niet deelnemen aan de beraadslagingen van de andere bestuurders.
Heeft het ganse bestuursorgaan een belangenconflict, dan moeten zij hun beslissing voorleggen aan de algemene vergadering. Pas nadat die algemene vergadering de beslissing goedkeurt, mogen de bestuurders de beslissing ook effectief uitvoeren.
Ten slotte, als er maar 1 bestuurder is, dan moet hij/zij bij een belangenconflict de beslissing voorleggen aan de algemene vergadering en hun oordeel afwachten vóór er uitgevoerd kan of mag worden. Is de enige bestuurder ook nog eens de enige aandeelhouder, dan mag hij/zij de beslissing zelf nemen.
Formaliteiten
Als een belangenconflict zich voordoet, dan moeten de andere bestuurders of de algemene vergadering naargelang het geval, in hun notulen de aard van de beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap vermelden en hun uiteindelijke beslissing verantwoorden.
Is de bestuurder de enige aandeelhouder, dan neemt hij de beslissing zelf, maar ook dan moet hij in een bijzonder verslag de tussen hem en de vennootschap gesloten overeenkomsten opnemen.
Dit deel van de notulen of het bijzonder verslag moet in het jaarverslag of in de toelichting opgenomen worden.
Nietigheid van de beslissing
Neemt de bestuurder of het bestuursorgaan toch een beslissing zonder de regeling inzake belangenconflicten te volgen, dan heeft dat tot gevolg dat de beslissing nietig is. Waar de nietigheidsvordering onder de oude vennootschappenwet moest ingesteld worden door het bestuursorgaan van de vennootschap zelf, kan onder het WVV elke belanghebbende de nietigheidsvordering instellen. Onder het begrip belanghebbenden vallen ook de aandeelhouders en de vennootschap zelf. Naast de nietigheid kan ook de opschorting van de beslissing gevorderd worden.
Opgelet: zelfs als de belangenconflictenregeling werd gevolgd kunnen de vennootschap of derden de bestuurders persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor schade die ze geleden hebben als ze kunnen aantonen dat de bestuurders een onrechtmatig financieel voordeel hebben verworven ten nadele van de vennootschap.
De statuten kunnen aangepast worden om bepaalde specifieke problemen te vermijden. Als een bestuurder met vetorecht een belangenconflict heeft en dus van de beraadslaging geweerd moet worden, dan verliest die bestuurder ook meteen zijn vetorecht. Een gelijkaardig probleem kan zich voordoen als er in de statuten een aanwezigheidsquorum op de raad van bestuur is opgenomen. Het is aangewezen om in dergelijke situaties in de statuten meteen ook oplossingen te voorzien (waarbij de meest voor de handliggende oplossing is om de beslissingen van de raad van bestuur voor te leggen aan de algemene vergadering).